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segunda-feira, 2 de maio de 2011

POLÍTICA DE CONTRATAÇÃO E GESTÃO DAS PRESTADORAS DE SERVIÇOS


Quando falamos de Recursos Humanos, logo lembramos dos serviços terceirizados. Por isso, aos colegas administradores e gestores de RH, envio abaixo um texto compilando informações de grande valia àqueles que desejam aderir aos serviços de prestadoras, ou também aos que buscam por orientações sobre como agir quanto a esse tipo de serviço.




POLÍTICA DE CONTRATAÇÃO E GESTÃO DAS PRESTADORAS DE SERVIÇOS


1 – OBJETIVO

Estabelecer os critérios e orientar quanto aos procedimentos, atitudes e comportamentos a serem adotados nos processos de contratação e gestão de empresas prestadoras de serviços, com segurança operacional e jurídica.

Definir as competências / responsabilidades dos envolvidos nos processos de contração e gestão das prestadoras de serviço.


2 – ABRANGÊNCIA

Para os efeitos deste procedimento, considera-se como Contratação de Prestadoras de Serviço, toda aquela em que a empresa contratada coloca mão de obra à disposição da Empresa, em atividade que não esteja regulada pelas Leis 6.090/74 (trabalho temporário) e 7.102/83 (vigilância e transportes).

Os critérios aqui estabelecidos aplicam-se a todas as unidades da Empresa, sem qualquer distinção.


3 – SERVIÇOS EVENTUAIS

Tratam-se da contratação de empresa especializada para exercer atividades de curta duração, considerados como tal os períodos inferiores a 5 (dias). Exemplo: manutenção de ar condicionado; xerox; pintura; etc.

Por trata-se de uma condição eventual, para a contratação destes serviços é desnecessário a elaboração de Contrato de Prestação de Serviços, sendo o mesmo substituído pela emissão e aprovação de um Pedido de Compra por Suprimentos e pela Área tomadora dos serviços.


4 – SERVIÇOS PERMANETES

Trata-se da contratação de empresa prestadora de serviço para exercer atividade de forma permanente. Exemplo: serviços de conservação patrimonial e limpeza; vigilância; transporte de funcionários; assistência médica; fornecimento de alimentação; etc.

Para a contratação destes serviços é necessária a elaboração de um Contrato de Prestação de Serviços entre o fornecedor e a Contratante, e da emissão e aprovação de um Pedido de Compra.

Toda contratação de serviço permanente deverá obrigatoriamente ser formalizada através da emissão de um Pedido de Compra e de Contrato de Prestação de Serviços, o qual deverá ser submetido à apreciação das Áreas Jurídica e de Recursos Humanos, acompanhados dos relatórios de avaliação conforme item 7.6.



5 – TOMADOR DE SERVIÇOS

Todo funcionário da Empresa que se utilizar de prestador de serviço eventual ou permanente.


6 – RESPONSÁVEL TÉCNICO

Profissional da Empresa com a responsabilidade de efetuar a qualificação, de acompanhar a performance técnica e de comportamento da Prestadora de Serviços dentro das unidades.


7 -  RESTRIÇÕES ADMINISTRATIVAS

7.1 – Existindo algum grau de parentesco entre o Contratante e/ou o Tomador de Serviços com o Prestador de Serviços, este contrato não deve ser formalizado.

7.2 – Fica vedada a terceirização de atividades com pessoas físicas ou firma individual, salvas as seguintes hipóteses:

·         Profissionais com alto grau de especialização técnica, inclusive consultores técnicos, por prazo determinado.
·         Nos casos que exista comprovada necessidade e conveniência estratégica da contratação, assim definidas e identificas pela área interessada e previamente aprovadas pelo Diretor              , também por prazo determinado.

7.3 – A contratação de ex-empregados para a prestação de serviços deverá ser submetido previamente a aprovação do Diretor        , e somente será admitida se os mesmos apresentarem-se na forma de empresas regularmente constituídas e sempre em igualdade de condições com a concorrência específica. Não se concederão privilégios ou vantagens a empresas constituídas por ex-empregados, entendidos como privilégios ou vantagens, a inserção de cláusulas ou condições contratuais, que dirimam o risco do negócio para o Prestador de Serviços, transferindo-o, no todo ou em parte, para a unidade tomadora de serviços.

7.4 – Cada contrato de prestação de serviços permanente, somente poderá ter um único Responsável Técnico pelo Prestador de Serviços.

7.5 - Todo contrato de prestação de serviço permanente, deverá conter a assinatura do Responsável Técnico pelo Prestador de Serviços.

7.6 - As empresas prestadoras dos serviços deverão ser legalmente constituídas e ter comprovado idoneidade e capacidade técnico-econômica e administrativo-trabalhista, para assunção das responsabilidades contratuais.

Esta conclusão deverá ser formalizada em relatório específico, a ser elaborado sob a coordenação da Área de Suprimentos, contendo o resultado das avaliações obtidas através de visitas e verificações não só na empresa a ser contratada, como também em outras empresas para a qual esta tenha ou esteja prestando serviços.

Tais avaliações devem ser conduzidas por representantes das Áreas Técnica (aspectos técnicos), do Financeiro (aspectos econômico-financeiro) e de Recursos Humanos (aspectos trabalhistas) da unidade da contratação dos serviços.

7.7 - O início das atividades das Prestadoras de Serviços, deve ficar vinculado à formalização da contratação dos serviços.

Situações especiais ou diferentes desta condição devem ser tratadas junto a Gerência de Fábrica.

7.8 – Nenhum tipo de pagamento pelos serviços prestados poderá ser efetuado antes da celebração do contrato, ficando a Área de Suprimentos como responsável pela liberação do sistema para pagamento somente após essa formalização.

7.9 – É expressamente proibida a utilização por parte do Prestador de Serviços, de mão de obra de menores de idade no desempenho dos serviços contratados.

7.10 – As empresas prestadoras de Serviço não poderão em nenhuma hipótese, subcontratar a totalidade dos serviços.

Em casos excepcionais, e somente mediante prévia autorização da Contratante, será admitida a subcontratação, desde que a mão de obra pertencente à Contratada seja, no mínimo 2/3 da totalidade da mão de obra utilizada na consecução dos serviços contratados.

7.11 – Fica terminantemente vedada a manutenção do pessoal contratado pelas empresas de prestação de serviços, no caso de substituição desta.

A utilização do mesmo contingente de mão de obra deverá observar o intervalo mínimo de 3 (três) meses, entre a demissão de uma empresa de prestação de serviços e a admissão por outra que venha a substituir ou suceder a primeira na consecução dos mesmos serviços.


8 – CONTRATOS DE LOCAÇÃO DE MÃO-DE-OBRA

8.1 - Estes contratos devem ser feitos na forma de trabalho temporário através de empresa formalmente constituída, ou na forma de trabalho avulso sindicalizado através de Cooperativas de Serviço e Trabalho.

8.2 - Nestes tipos de contratos, coloca-se mão-de-obra à disposição do Tomador, objetivando atender demandas transitórias de trabalho, como férias de funcionários, licença maternidade, licença médica, etc.

8.3 - As contratações dos profissionais nesta modalidade são reguladas pela Lei 6090/74 e devem ser conduzidos de acordo com procedimentos definidos pela Área de Recursos Humanos.




9 – CONTRATOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

9.1 - Os contratos desta forma devem ser feitos através de empresas especializadas, que se destinam a desenvolver determinado e específico serviço, fora do âmbito da atividade-fim e normal para que se constituiu a Empresa, considerado este como fabricação e comercialização de cimento, cal, calcário agrícola e argamassa.

9.2 - Os contrato de prestação de serviços pressupõe a contratação de empresas qualificadas, competentes, eficientes e eficazes, e que devem ser responsáveis pelos resultados propostos.

9.3 - Dependendo da natureza dos serviços contratados, a prestação dos mesmos poderá se desenvolver nas instalações físicas da Contratante ou em outro local por ela determinado.

9.4 - Neste tipo de contrato não deve existir a pessoalidade e a subordinação direta do Tomador de Serviços, ou seja, o fornecedor deve atuar com autonomia e independência nas suas atividades.

9.5 - Os serviços deverão ser supervisionados e fiscalizados pela própria empresa prestadora do serviço, através de um representante (chefe, supervisor ou gerente) especializado e capaz, com postura gerencial, de orientar seus subordinados na correção de falhas, evitando-se a interferência de prepostos da Empresa no seu processo de produção.

9.6 - A Contratante deve possuir um Responsável Técnico, que deverá ser uma coordenação ou designado por tal, que será responsável pela avaliação da conduta do Prestador de Serviços no desempenho das suas atividades.
 
9.7 - Os contratos de prestação de serviço devem ter duração máxima de 3 (três) anos. Após este período deverá ser efetuado novo processo de concorrência / contratação.

9.8 - Nos Contratos deve constar apenas quais são os serviços a serem desempenhados e jamais serem definidos a forma como eles devem ser feitos, e que eventuais reajustes de preços no contrato, não sejam baseados em índices salariais ou outros utilizados pela Contratante para administrar o seu próprio negócio. 


10 – ATRIBUIÇÕES DA ÁREAS DE SUPRIMENTOS

10.1 – Coordenar a elaboração do Relatório de Avaliação dos Prestadores de Serviços, conforme item 7.6.

10.2 - Efetuar segundo Procedimento de Compras, o processo de concorrência junto as empresas do segmento desejado, que possuam o mesmo nível de qualificação.

10.3 - Deverá conferir o preço acordado com uma referência básica de preço (índice do setor) ou indicador econômico, que demostre que o valor é suficiente para a empresa Prestadora de Serviços pagar seus empregados, recolher os encargos sociais, impostos e tenha sua margem de lucro.
10.4 - De acordo com o tipo de serviço (eventual ou permanente) elaborar o Pedido de Compra e / ou o Contrato de Prestação de Serviços, submetendo o contrato à apreciação das Áreas Jurídica e de Recursos Humanos, acompanhado do Relatório de Avaliação do fornecedor.

10.5 - Solicitar ao Prestador de Serviços a seguinte documentação, para elaboração do contrato:

·         Cópia do Contrato Social;
·         Ficha de Inscrição do Estabelecimento no INSS;
·         Alvará da Prefeitura (quando necessário);
·         Ficha de CNPJ;
·         Documentos Pessoais (RG / CPF) dos sócios proprietários.

10.6 - Manter a guarda de toda a documentação original referente ao processo de contrato, apresentado pela Prestadora de Serviços, por um período de 5 anos.

10.7 - Fornecer uma cópia não controlada deste procedimento aos Prestadores de Serviço e efetuar as devidas orientações.

10.8 - Apresentar aos Prestadores de Serviços a “Política de Conduta nos Negócios” e evidenciar este fato através da assinatura em documento próprio.

10.9 - Após as efetivas aprovações e habilitações do fornecedor, deve orienta-lo para apresentar-se à Área de Segurança e Medicina do Trabalho da unidade.

10.10 – Nenhum tipo de pagamento pelos serviços prestados poderá ser efetuado antes da celebração do contrato, ficando  a Área de Suprimentos como responsável pela liberação do sistema para pagamento somente após essa formalização.

10.11 - Cabe ainda providenciar o cancelamento do pagamento das faturas às empresas que deixarem de apresentar a documentação solicitada por Recursos Humanos e, permanecendo a irregularidade por um período superior a 3 meses, decidir sobre a sua exclusão do cadastro, ou em casos especiais, comunicar à diretoria.


11 – ATRIBUIÇÕES DA ÁREA DE SEGURANÇA E MEDICINA DO TRABALHO

11.1 – Solicitar ao Prestador de Serviços a seguinte documentação:

·         Relação de funcionários com os dados da data de emissão e cargo;
·         Carteiras de Trabalho de todos os funcionários;
·         Cópia da Ficha de Registro de todos os funcionários;
·         Cópia da Ficha de Entrega de EPI (conforme NR-6);
·         Cópia da Ficha de Atestado da Saúde Ocupacional (conforme NR-7);
·         Cópia do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) / PCMAT, após 30 dias do início dos trabalhos (conforme NR-9) e
·         Exigir a apresentação do PCMSO para a Área Médica da Contratante, após a elaboração do PPRA /PCMAT

11.2 – Efetuar a confrontação dos documentos apresentados e identificando qualquer irregularidade, solicitar o devido ajuste.

11.3 – Fornecer os procedimentos referentes as normas de segurança e regras disciplinares da Empresa, bem como prestar as devidas orientações e evidenciar estas orientações com registro de treinamento, através da Integração com a Segurança.

11.4 – Assegurar que o Prestador cumpra as exigências das normas de segurança e regras disciplinares da Empresa, fazendo vistorias das suas atividades.

11.5 – Certificar que o Prestador tomou providências na constituição da CIPA, do SESMT e fiscalizar o cumprimento do atendimento das recomendações feitas no PPRA / PCMAT.

11.6 - Verificar se os serviços estão sendo executados pelo Prestador de forma segura e a salvo de riscos.

11.7 - Paralisar a atividade que estiver sendo executada de forma irregular e determinar que os responsáveis pelos serviços façam as devidas correções e proteções necessárias.

11.8 – Comunicar aos Tomadores de Serviço imediatamente, sobre qualquer irregularidade existente e solicitar à Área de Suprimentos o bloqueio da liberação do pagamento, até que a mesma seja regularizada.

11.9 – Dependendo das circunstâncias, da gravidade e dos fatos, solicitar o rompimento do contrato de fornecimento de serviços.


12 – ATRIBUIÇÕES DA ÁREA DE SEGURANÇA PATRIMONIAL

12.1 – Deve assegurar que a Prestadora de Serviços não terá acesso à fábrica sem a confirmação do respectivo Pedido de Compra ou Contrato liberado por Suprimentos e pela Área tomadora de serviços.

Situações especiais ou diferentes desta condição devem ser tratadas junto à Gerência de Fábrica.

12.2 – Solicitar ao Tomador de Serviços a formalização das condições de acesso dos Prestadores de Serviço, conforme item 15.2.
12.3 - Efetuar a confrontação dos documentos apresentados e identificando qualquer irregularidade, solicitar o devido ajuste.

12.4 – Conferir a Relação de Entrada de Equipamentos e Ferramentas na Fábrica, com os materiais apresentados pelo Prestador de Serviços.

E por ocasião da saída, solicitar a apresentação da autorização devidamente assinada pelo Tomador de Serviços.



13 – ATRIBUIÇÕES DE RECURSOS HUMANOS

13.1 – Consultar o banco de dados com cadastro de profissionais, verificando a existência ou não de funcionários do Prestador de Serviços com restrição de acesso devido a uma das seguintes situações :

·         Ocorrência de problema quanto à segurança do trabalho ou segurança patrimonial nas dependências da Contratante;
·         Desligamento por motivos disciplinares;
·         Ingresso de reclamatória trabalhista contra a Contratante.

13.2 – Tratando-se de ex-profissional da Empresa, com tempo de desligamento inferior a 3 (três) meses, este deverá apresentar uma solicitação formal da Contratante, a qual libera a sua contratação pela Prestadora de Serviços e o ingresso nas instalações da Empresa.

13.3 – Informar a Prestadora de Serviços sobre a ocorrência de restrições do ingresso do profissional e o respectivo motivo do veto.

13.4 – Coletar mensalmente de todos os Prestadores de Serviços a seguinte documentação :

·         Folha de Pagamento;
·         Guia de Recolhimento INSS;
·         Guia de Recolhimento do FGTS e
·         Apólice de Seguro de Vida e Acidentes Pessoais.

13.5 – Comunicar aos Tomadores de Serviços imediatamente, sobre qualquer irregularidade existente e solicitar à Área de Suprimentos o bloqueio da liberação do pagamento, até que a mesma seja regularizada.

13.6 – Dependendo das circunstâncias, da gravidade e dos fatos, solicitar o rompimento do contrato de fornecimento de serviços.

13.7 – Manter os documentos mencionados no item 13.4 arquivados por um período de 5 anos.

13.8 – Assegurar que não ocorra o ingresso na Empresa, de funcionários com o intervalo menor que 3 (três) meses entre a demissão de uma empresa de prestação  de serviços e a admissão por outra que venha a substituir ou suceder a primeira na consecução dos mesmos serviços.


14 – ATRIBUIÇÕES DOS PRESTADORES DE SERVICOS

14.1 – Solicitar para a Área de Recursos Humanos a triagem do candidato à vaga, disponibilizando as seguintes informações :

·         Nome completo;
·         Filiação;
·         Data de nascimento e
·         Data de desligamento da Contratante (quando aplicável).

14.2 - Apresentar toda a documentação solicitada (constante neste procedimento) e dentro dos prazos estabelecidos.

14.3 – Orientar seus empregados e garantir o cumprimento dos procedimentos referentes à segurança e normas disciplinares da Contratante, conforme diretrizes em anexo.

14.4 – Providenciar a identificação de seus empregados, conforme estabelecido em cláusula contratual.

14.5 – Constituir sua Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – CIPA, conforme estabelece a NR5.

14.6 – Possuir o Serviço Especializado em Segurança e Medicina do Trabalho – SESMT, conforme a NR4.

14.7 – Fornecer os Equipamentos de Proteção Individual – E.P.I. s, e instalar onde forem requeridos os Equipamentos de Proteção Coletivos - E.P.C.s necessários para o desenvolvimento de usas atividades, conforme a NR6.

14.8 – Prover e manter para seus empregados, crachá da própria empresa com foto e função, uniformes de trabalho com identificação da empreiteira, ferramentas,

transporte, água potável, refeições e instalações sanitárias nos termos das Normas Regulamentadoras de Higiene e Segurança do Trabalho.

14.9 – Isolar as áreas onde esteja trabalhando e que haja risco de queda de objetos, içamento e movimentação de cargas.

14.10 – Manter o canteiro de obra devidamente limpo e organizado, do início ao final das atividades.

14.11 – Fornecer a Relação de Entrada de Equipamentos e Ferramentas na Fábrica, para a Área de Segurança Patrimonial.

Por ocasião da saída apresentar uma autorização devidamente assinada pelo Tomador de Serviços.

14.12 – Funcionários que trabalhem em áreas insalubres ou de periculosidade, deverão receber por parte do empregador, o adicional respectivo.

14.13 – Assegurar que toda a equipe tenha o treinamento nos programas de Segurança do Trabalho, Limpeza e Organização, administrados pela Contratante.

14.14 – Comunicar a Área de Segurança e Medicina do Trabalho, todas as ocorrências ambientais (derramamentos, descartes indevidos, etc.) de que tiver conhecimento, inclusive quando de responsabilidade de terceiros.

14.15 – A empresa contratada deverá manter no local da prestação dos serviços a seguinte documentação básica, em condições de pronta exibição à fiscalização do Ministério do Trabalho e do INSS :

·         Contrato de Prestação de Serviços
·         Ficha de Registro de Empregado e do respectivo Contrato de Trabalho
·         Exames médicos admissionais e periódicos
·         Cartões de Ponto ou outra forma de controle de horário de trabalho.
·         Guias de recolhimento do INSS e do FGTS relativas ao pessoal alocado, do mês de competência imediatamente anterior.
·         Documentação relativas às exigências legais quanto a Segurança, Higiene e Medicina do Trabalho.

15 – ATRIBUIÇÕES DOS TOMADORES DE SERVIÇOS

15.1 – Acatar as informações e orientações das Áreas de Suprimentos, Segurança, Medicina do Trabalho e Recursos Humanos, com relação as irregularidades existentes.

15.2 – O Tomador de Serviços deve formalizar junto a Área de Segurança Patrimonial, as condições de acesso, tais como :
·         Prazo definido (não superior a 5 dias, porém renovável)
·         Supervisor de acompanhamento (Responsável Técnico pelo Prestador de Serviços).
·         Relação com nomes e funcionários e crachás
·         Ficha de E.P.I. (conforme NR-6)
·         Cópia da ficha de registro de todos os funcionários.

15.3 – É de responsabilidade do Tomador de Serviços assegurar os aspectos de segurança pessoal / patrimonial, utilização de uniforme de trabalho, crachá de identificação, capacete diferenciado conforme padrão de definição, circulação de funcionários fora do local de execução de atividades e correta utilização das dependências das unidades (fábrica / centro administrativo), conforme diretrizes em anexo.

15.4 – Deve assegurar local de alimentação fora das dependências da fábrica (exceto das empresas autorizadas pela Segurança e Medicina do Trabalho)
15.5 – Quando o trabalho for realizado na área fabril (campo), deve agendar antecipadamente com a Área de Segurança a integração de segurança dos funcionários da Prestadora de Serviços.

Em caráter de emergência, o próprio Tomador de Serviços deverá realizar a integração, o qual deve apresentar posteriormente, evidências no prazo de 24 horas junto à Segurança.

15.6 – Conferir e assinar a autorização de saída da unidade, de equipamentos e ferramentas de propriedade do Prestador de Serviços.

15.7 – Tratando de Serviços eventuais, o Tomador de Serviços deve acompanhar permanentemente o profissional na execução do trabalho, bem como orientá-lo sobre as normas de segurança da Empresa.
Concluído o serviço, este efetua a liberação do profissional informando à Área de Segurança Patrimonial.

15.8 – Aplicar sanções disciplinares no caso de inobservância das normas da Empresa.

15.9 – Informar à Área de Suprimentos qualquer modificação do escopo da obra, para que a mesma providencie um aditivo contratual, fornecendo todos os dados sobre o que foi modificado e todas as características técnicas necessárias (material, extensão, volume, etc.).


16 – RENOVAÇÃO DE CONTRATOS

16.1 – Ocorrendo a renovação do contrato com os Prestadores de Serviço, necessariamente deverá efetuar-se uma nova qualificação técnica, submetendo-se a uma nova avaliação junto a todas as Áreas envolvidas, ou seja, Área Contratante, Suprimentos, Recursos Humanos e Segurança.


17 – ASPECTOS GERAIS

Quaisquer situações não previstas neste procedimento e que fujam da alçada das Áreas envolvidas devem ser submetidas à apreciação do Diretor.



 Matéria cedida pelo Professor Tarcilio Dias

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