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sexta-feira, 8 de abril de 2011

Prazos para arquivar documentos

Existem documentos que, por disposição legal ou por medida de cautela, devem permanecer arquivados por prazos diversos.

O empregador deverá observar os seguintes prazos mínimos para guarda de documentos: Social - Trabalhista - Previdendiária - FGTS e outras. 

Documentos
Tempo
Fundamento legal
Documentação sujeito à fiscalização do INSS (folha de pagamento, recibos e ficha de salário-família, atestados médicos relativos a afastamento por incapacidade ou salário-maternidade, Guias de Recolhimento etc);PIS-Pasep a contar da data prevista para seu recolhimento;Salário-educação
10 anos
Dec. 3048/99 - arts. 348 e 349Dec. 2052/83 - art. 10Dec. 3142/99 art. 1º
Guias do FGTS (RE, GR GRE, GFIP, GRR, GRFP, GRFC) recibos, folhas de pagamento
30 anos
Lei nº 8036/90 e Enunciados TST 206 e 362
Doc. do PIS/PASEP/COFINS: comprovantes de cadastramento - de recolhimento, de pag. do abono; RAIS
10 anos
Decreto-lei nº 2052/83, arts. 3º e 10.
GRCS - Contribuição Sindical, assistencial e confederativa (para contribuições descontadas e não recolhidas não corre prazo prescricional)

5 anos
CTN (Lei nº 5172/66, art 174).
Relatórios de acidente do trabalho e doenças ocupacionais feitas pelos SESMT da empresa
5 anos
NR 4, item 4.2, j (Portaria nº 3214/78)
Recibo de entrega da CD (Seguro-Desemprego)
5 anos
Resolução/CODEFAT nº 71/94
Fichas de Acidente do Trabalho e Anual Resumo Estatístico
3 anos
NR 18, itens 18.31.1 e 18.32.1-Portaria nº 3214/78
Documentos relativos às eleições da CIPA
5 anos
NR 5, item 5.40, letra "j" (Portaria nº 3214/78)
CAGED
3 anos
Portaria nº 2358/2003, art. 1º, § 2º.
Aviso prévio, pedido de demissão, termo de rescisão de contrato
2 anos
CF, art. 7º, inciso XXIX, na redação da Emenda Constitucional nº 28/2000.
Dados obtidos nos exames médicos (admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional), incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (contados após o desligamento do trabalhador)
20 anos
Subitens 7.4.1, 7.4.2, 7.4.5 e 7.4.5.1 da NR 7, na redação dada pela Portaria SSST nº 24/1994.
Acordo de compensação; Acordo de prorrogação de horas; Atestado médico; Autorização para descontos não previstos em lei; Cartões, fichas ou livros de ponto; Documentos relativos a créditos tributários (IR etc); Recibos (13º salário, abono de férias, adiantamento do 13º salário, férias, adiantamento, pagamento); Relação de contribuição sindical, assistencial e confederativa; Solicitação da 1ª parcela do 13º salário; Solicitação de abono de férias; Vale-transporte
5 anos
CF, art. 7º, inciso XXIX, na redação da Emenda Constitucional nº 28/2000.
Livros e atas da Cipa; Livros de inspeção do trabalho; Contrato de trabalho; Livros ou fichas de registro de empregados; RAIS (Relação Anual de Informações Sociais
Indeterminado
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Obs.: Contra empregados menores de 18 anos de idade não corre prazo prescricional (art. 440 da CLT), no entanto, a partir da data em que esses empregados completarem 18 anos, todos os documentos a eles referentes devem ser guardados pelos prazos descritos no quadro.

Matéria cedida pelo professor Tarcílio Dias.

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